- Formular el Plan Anual de Contrataciones (PAC), bienes y servicios de la UGEL-Cutervo para cada período, priorizando de acuerdo a las necesidades formuladas por la Sede Institucional e instituciones educativas de la jurisdicción.
- Planificar y dirigir las diferentes actividades del Sistema de Abastecimientos.
- Comprometer el gasto en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF).
- Dirigir y coordinar la formulación, consolidación y reajuste de los cuadros de necesidades de las instituciones educativas y Sede Institucional.
- Revisar y dar conformidad a la tramitación de las solicitudes de cotización, cuadro comparativo de cotizaciones, órdenes de compra, guías de internamiento, pedidos de comprobantes de salida, ordenes de servicios, pólizas, Notas de Entrada al Almacén y otros documentos.
- Proponer y formular los presupuestos de compras y el cronograma de entrega.
- Controlar la calidad de los bienes que se adquieren.
- Participar en los comités de los Procesos de Adquisiciones (Licitaciones Públicas, Concursos Públicos, Adquisiciones Directas Selectivas y Públicas y Adquisiciones de Menor Cuantía), para adquirir bienes, servicios, equipos, muebles y otros que le asigne.
- Mantener actualizado el registro de proveedores, bienes y servicios de la Sede Institucional y que estos estén debidamente acreditados para contratar con el Estado (SEACE).
- Mantener actualizado el inventario de bienes, muebles e inmuebles y equipos de las instituciones educativas y Sede Institucional, a través del Software de Inventarios de Mobiliario (S.I.M.).
- Supervisar y asesorar a las instituciones educativas, Sede Institucional, en asuntos relacionados con el sistema de abastecimientos.
- Visar la documentación administrativa contable que se genera en el sistema de abastecimiento.
- Formular la ampliación del calendario de compromiso de bienes y servicios.
- Supervisar la conservación y mantenimiento de la infraestructura, instalaciones y equipamiento de la Sede Institucional, para subsanar de inmediato las necesidades.
- Mantener actualizado el Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA), para control de bienes y servicios contratados., y mantener actualizado los inventarios y ubicación de los bienes.
- Cumplir con la recepción y entrega de cargo debidamente documentado, al asumir o dejar el cargo los trabajadores (vacaciones, culminación de servicios y otros).
- Coordinar con el área de Gestión Pedagógica la calendarización y distribución del material educativo que adquiere la Sede a través de las Unidades de Costeo y los provenientes del Ministerio de Educación, verificando que estos lleguen a su destino.
- Coordinar con la jefatura lo concerniente a la implementación de las Comisiones Técnicas que se formen en atención a las normas del sistema como: Comisión especial de Contrataciones, Comisión de Inventarios, Comisión de Altas, Bajas y Ventas de Bienes, Comité de Distribución de Materiales entre otras y se emitan los documentos e instrumentos de gestión correspondientes. Coordinar la particularidad de las Bases Estandarizadas para las adquisiciones.
- Adoptar o prever medidas sobre control de calidad, uso y mantenimiento de vehículos, conservación de bienes, seguridad en distribución de materiales con criterios de austeridad y prioridad, coordinando con la oficina de patrimonio.
- Difundir y orientar la aplicación de los documentos técnicos que es de su competencia como: dispositivos, directivas, reglamentos, manuales, y otros.
- Llevar el control de la información que se registran en la Tarjetas de Existencia Valoradas de Almacén, para lo cual coordina con el responsable de almacén.
- Cautelar el adecuado uso de los sistemas informáticos de su competencia, para la eficiencia del servicio del equipo de abastecimientos:
– Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado –SEACE, Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA).
- Depurar y clasificar documentos que utiliza y prepara y que va a ser parte del Acervo Documentario Físico y Digital del Área y Equipo.
- Cumplir con la recepción y entrega de cargo debidamente documentado, al asumir o dejar el cargo (Por vacaciones, rotaciones, culminación de servicios y otros).
- Otras funciones que se le asigne y corresponda.